Un.e agent.e état civil
Date de parution de l'offre
Sous l’autorité de la Responsable de service Affaires générales, vous aurez en charge les missions suivantes.
Missions principales et objectifs
Etat-Civil
- Instruction et suivi des dossiers d'Etat-civil (mariages, PACS, Parrainage civil)
- Dressage des actes d’Etat Civil (naissance, reconnaissance, mariage, décès, changement de nom, prénom)
- Etablissement de copies et/ou d’extraits d'actes (notaires, mairies, usagers…)
- Gestion des mentions marginales (divorce, mariage, décès, répertoire civil, P.A.C.S, dissolution de P.A.C.S., actes de notoriété, adoptions, naturalisations, rectification d'état civil, changement de prénoms...)
- Traitement des demandes de rectifications d’Etat Civil
- Enregistrement du courrier état-civil
- Traitement des demandes COMEDEC
- Gestion des livrets de famille
- Suivi des auditions relatives aux dossiers mariages
- Assistance aux mariages, parrainages civils, noces d’or…
- Dressage des actes d’état civil (reconnaissance, changement de nom, choix du nom, naissance, mariage, décès)
- Transmission de divers avis de mention
- Suivi des avis de naissance
- Gestion des demandes de changement de prénom et de nom
- Transmission des éléments d’Etat Civil pour le magazine de la ville ainsi qu’au Tribunal
Polyvalence avec le référent du service Elections
- Préparations des scrutins (dossiers, commission de contrôle, recrutement des agents, courriers assesseurs, réception des bulletins de vote)
- Gestion du REU : inscriptions et radiation
- Gestion des procurations et cartes en retour
- Préparation de la mise sous pli
- Tirage au sort pour constituer la liste des jurés d’assises (envoi de courrier, gestion du tableau)
Polyvalence avec l’agent du service cimetière
- Délivrance des diverses autorisations liées au cimetière (inhumations, exhumations, travaux, autorisations de circulation...)
- Gestion des emplacements pour achat et renouvellement
Polyvalence au Guichet unique
- Prise de rendez-vous et recueil des cartes d’identité et de passeport
- Recensement militaire
- Remise de divers dossiers et de formulaires (scolaire, logement, demande de changement de prénom, livret de famille)
- Renfort en cas de nécessité de fonctionnement
Profil recherché
Savoir-faire
- Procédures administratives relatives aux actes d'état-civil
- Techniques rédactionnelles
- Mise en œuvre des procédures et du respect de la règlementation
- Application de la règlementation en matière funérair
- Maîtrise de l'outil informatique et des prologiciels (Etat-Civil et Cimetière)
- Recevoir et renseigner les familles ou les prestataires
- Appliquer les procédures administratives
- Apprécier les demandes au regard des différents documents fournis
- Contrôler l'authenticité des documents pour l'instruction des dossiers
Savoir-être
- Rigueur et méthode
- Polyvalence dans le service
- Disponibilité et sens du service public
- Qualités relationnelles
- Discrétion
- Facilités d’adaptation dans toutes les situations (public agressif, familles endeuillées…)
- Travail en autonomie
Infos pratiques
Rémunération statutaire + 13ème mois + COS
Conditions de travail
- Travail le samedi après-midi (mariages/parrainages par roulement)
- Déplacement occasionnel sur autorisation du Procureur de la République en cas de situation exceptionnelle (mariages in extremis)
- Travail le week-end lors des élections politiques
- Accueil du public difficile et des familles endeuillées
Contact
ou
Adresser candidature C.V. + lettre de motivation à :
Monsieur le Maire
32, rue de Ruzé
CS 50105
77273 VILLEPARISIS Cedex
ou par mail : drh@mairie-villeparisis.fr
