Un.e assistant.e administrative et comptabilité

Administratif :

• Réalisation des démarches administratives liées à l’événementiel (commandes, notes aux services concernés, délibérations, notes, autorisations, déclarations, courriers…)
• Rédaction et enregistrement des courriers : Gestion du logiciel courrier du service
• Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers
• Mise à jour des outils de suivi du temps de travail
• Suivi administratif des contrats intervenants/prestataires
• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
• Suivi des projets et activités de la direction
• Renfort de l’accueil téléphonique et physique
• Préparer des supports de réunions/d’instances internes et partenariales (commissions, comités de pilotage, présentation, etc.).
• Mise à jour régulière de la base de données des prestataires/foodtrucks
• Participer à la conception, à l'évaluation et à l'amélioration des procédures

Comptabilité :

• Assurer les bons de commande et le suivi des factures
• Etablir des tableaux de bords pour le coût des manifestations
• Préparation du budget avec la direction (aide à l’élaboration, mise en forme et suivi l'exécution du budget)
• Suivi et gestion des régies
• Participer à une veille active sur les dispositifs de financement déployés par les différents cofinanceurs et entretenir un réseau professionnel actif en matière de financement de projets