Un.e référente état civil et élections

Etat-Civil 

• Instruction et suivi des dossiers d'Etat-civil (mariages, PACS, Parrainage civil)
• Dressage des actes d’Etat Civil (naissance, reconnaissance, mariage, décès, changement de nom, prénom)
• Etablissement de copies et/ou d’extraits d'actes (notaires, mairies, usagers…)
• Gestion des mentions marginales (divorce, mariage, décès, répertoire civil, P.A.C.S, dissolution de P.A.C.S., actes de notoriété, adoptions, naturalisations, rectification d'état civil, changement de prénoms...)
• Traitement des demandes de rectifications d’Etat Civil
• Enregistrement du courrier état-civil
• Traitement des demandes COMEDEC
• Gestion des livrets de famille
• Suivi des auditions relatives aux dossiers mariages
• Assistance aux mariages, parrainages civils, noces d’or…
• Dressage des actes d’état civil (reconnaissance, changement de nom, choix du nom, naissance, mariage, décès)
• Transmission de divers avis de mention
• Suivi des avis de naissance
• Gestion des demandes de changement de prénom et de nom
• Référente des archives d’état civil
• Référente des cartes ANTS/COMEDEC
• Formations des nouveaux agents en interne (fiche de procédure, PowerPoint)
• Transmission des éléments d’Etat Civil pour le magazine de la ville ainsi qu’au Tribunal

Gestion du recensement de la population 

• Recrutement des agents recenseurs
• Préparation de la délibération pour la rémunération des agents
• Constitution des secteurs par agents recenseurs
• Préparation du matériel / réception des documents
• Rencontre régulière avec les agents recenseurs
• Mettre à jour le nombre de logements
• Etablir les fiches navettes
• Réception des réponses internet et correction si nécessaire
• Réception des bulletins individuels papier à saisir sur le logiciel
• Etablir les bordereaux récapitulatifs en fin de collecte
• Clôture du recensement avec destruction des imprimés inutilisés

Gestion des élections 

• Responsable du bureau centralisateur
• Préparations des scrutins (dossiers, commission de contrôle, recrutement des agents, courriers assesseurs, réception des bulletins de vote)
• Gestion du REU : inscriptions et radiation
• Gestion des procurations et cartes en retour
• Préparation de la mise sous pli
• Tirage au sort pour constituer la liste des jurés d’assises (envoi de courrier, gestion du tableau)

Polyvalence avec l’agent du service cimetière 

• Délivrance des diverses autorisations liées au cimetière (inhumations, exhumations, travaux, autorisations de circulation...)
• Gestion des emplacements pour achat et renouvellement
• Mandataire suppléant : régie cimetière

Polyvalence au Guichet unique 

• Prise de rendez-vous et recueil des cartes d’identité et de passeport
• Recensement militaire
• Remise de divers dossiers et de formulaires (scolaire, logement, demande de changement de prénom, livret de famille)
• Enregistrement des chèques et paiements par carte bancaire restauration et périscolaire
• Renfort en cas de nécessité de fonctionnement