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Un.e référente état civil et élections
Date de parution de l'offre
Sous l’autorité de la Responsable de service Affaires générales, vous aurez en charge les missions suivantes.
Missions principales et objectifs
Etat-Civil
- Instruction et suivi des dossiers d'Etat-civil (mariages, PACS, Parrainage civil)
- Dressage des actes d’Etat Civil (naissance, reconnaissance, mariage, décès, changement de nom, prénom)
- Etablissement de copies et/ou d’extraits d'actes (notaires, mairies, usagers…)
- Gestion des mentions marginales (divorce, mariage, décès, répertoire civil, P.A.C.S, dissolution de P.A.C.S., actes de notoriété, adoptions, naturalisations, rectification d'état civil, changement de prénoms...)
- Traitement des demandes de rectifications d’Etat Civil
- Enregistrement du courrier état-civil
- Traitement des demandes COMEDEC
- Gestion des livrets de famille
- Suivi des auditions relatives aux dossiers mariages
- Assistance aux mariages, parrainages civils, noces d’or…
- Dressage des actes d’état civil (reconnaissance, changement de nom, choix du nom, naissance, mariage, décès)
- Transmission de divers avis de mention
- Suivi des avis de naissance
- Gestion des demandes de changement de prénom et de nom
- Référente des archives d’état civil
- Référente des cartes ANTS/COMEDEC
- Formations des nouveaux agents en interne (fiche de procédure, PowerPoint)
- Transmission des éléments d’Etat Civil pour le magazine de la ville ainsi qu’au Tribunal
Gestion du recensement de la population
- Recrutement des agents recenseurs
- Préparation de la délibération pour la rémunération des agents
- Constitution des secteurs par agents recenseurs
- Préparation du matériel / réception des documents
- Rencontre régulière avec les agents recenseurs
- Mettre à jour le nombre de logements
- Etablir les fiches navettes
- Réception des réponses internet et correction si nécessaire
- Réception des bulletins individuels papier à saisir sur le logiciel
- Etablir les bordereaux récapitulatifs en fin de collecte
- Clôture du recensement avec destruction des imprimés inutilisés
Gestion des élections
- Responsable du bureau centralisateur
- Préparations des scrutins (dossiers, commission de contrôle, recrutement des agents, courriers assesseurs, réception des bulletins de vote)
- Gestion du REU : inscriptions et radiation
- Gestion des procurations et cartes en retour
- Préparation de la mise sous pli
- Tirage au sort pour constituer la liste des jurés d’assises (envoi de courrier, gestion du tableau)
Polyvalence avec l’agent du service cimetière
- Délivrance des diverses autorisations liées au cimetière (inhumations, exhumations, travaux, autorisations de circulation...)
- Gestion des emplacements pour achat et renouvellement
- Mandataire suppléant : régie cimetière
Polyvalence au Guichet unique
- Prise de rendez-vous et recueil des cartes d’identité et de passeport
- Recensement militaire
- Remise de divers dossiers et de formulaires (scolaire, logement, demande de changement de prénom, livret de famille)
- Enregistrement des chèques et paiements par carte bancaire restauration et périscolaire
- Renfort en cas de nécessité de fonctionnement
Profil recherché
Savoir-faire
- Procédures administratives relatives aux actes d'état-civil
- Techniques rédactionnelles
- Mise en œuvre des procédures et du respect de la règlementation
- Application de la règlementation en matière funéraire
- Maîtrise de l'outil informatique et des prologiciels (Etat-Civil et Cimetière)
- Recevoir et renseigner les familles ou les prestataires
- Appliquer les procédures administratives
- Apprécier les demandes au regard des différents documents fournis
- Contrôler l'authenticité des documents pour l'instruction des dossiers
Savoir-être
- Rigueur et méthode
- Polyvalence dans le service
- Disponibilité et sens du service public
- Qualités relationnelles
- Discrétion
- Facilités d’adaptation dans toutes les situations (public agressif, familles endeuillées…)
- Travail en autonomie
Infos pratiques
Rémunération statutaire + 13ème mois + COS
Conditions de travail
- Travail le samedi après-midi (mariages/parrainages par roulement)
- Déplacements occasionnels sur autorisation du Procureur de la République en cas de situation exceptionnelle (mariages in extremis)
- Travail le week-end lors des élections politiques
- Accueil du public difficile et des familles endeuillées
Contact
ou
Adresser candidature C.V. + lettre de motivation à :
Monsieur le Maire
32, rue de Ruzé
CS 50105
77273 VILLEPARISIS Cedex
ou par mail : drh@mairie-villeparisis.fr