Un.e assistant.e administratif.ve et financier.e du Conservatoire
Date de parution de l'offre
Sous l'autorité de son responsable hiérarchique, l'assistant.e administratif.ve et financier.e, assure et coordonne les activités administratives, budgétaires et financières du conservatoire. Elle/il contribue au suivi de l'exécution budgétaire, à la gestion des dépenses et des recettes, au traitement des dossiers administratifs et au suivi des relations avec les différents interlocuteurs.
Missions principales et objectifs
- Gestion administrative
- Suivi financier et budgétaire
- Appui à la direction
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, enseignants, partenaires et interlocuteurs du conservatoire
- Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs Assurer le suivi des dossiers administratifs et veiller au respect des échéances
- Mettre à jour les tableaux de suivi et les bases de données du conservatoire
- Participer à la préparation et au suivi des inscriptions
- Assurer le suivi administratif et financier des dépenses et des recettes
- Préparer et suivre des bons de commande, engagements et factures
- Contrôler les pièces justificatives et assurer le suivi des dossiers jusqu' à leur paiement
- Suivre les recettes liées notamment aux inscriptions, droits de scolarité, locations d'instruments
- Participer à la préparation et au suivi du budget du conservatoire
- Assurer le lien avec les services financiers, comptables et administratifs de la collectivité
- Assurer le suivi des conventions Préparer les documents administratifs nécessaires aux manifestations et projets de l'établissement Assurer le suivi administratif des intervenants (jury, invités master classe...)
- Produire des bilans administratifs et financiers tels que rapport d'activité, demande de subvention
- Participer à la continuité et au bon fonctionnement administratif du conservatoire
Profil recherché
Les savoirs
- Connaissance de l'environnement administratif et institutionnelle d'une collectivité territoriale
- Connaissance des principes et règles de la comptabilité publique
- Connaissance des procédures administratives et financières
- Connaissance des règles relatives à l'exécution et au suivi budgétaire
- Connaissance de l'environnement et du fonctionnement d'un conservatoire
- Connaissances culturelles et artistiques Maîtrise des outils bureautiques: Word, Excel, Outlook, Power point, outils collaboratifs
- Connaissance des logiciels métiers (Office, Ciril, Opentalent.....)
Les savoir-faire
- Assurer le suivi administratif et financier de dossiers
- Préparer, contrôler et suivre les pièces administratives et comptables
- Suivre les encaissements
- Editer et envoyer des échéanciers
- Envoyer des documents au Trésor Public Suivre les dépenses, recettes, engagements, factures
- Élaborer et actualiser des tableaux de bord et outils de suivi
- Rédiger des courriers, des comptes rendus et documents administratifs
- Organiser et prioriser son activité en fonctions des échéances
- Travailler en transversalité avec les services de la ville
- Respecter les procédures et les délais
- Utiliser efficacement les outils informatiques et logiciels professionnels
Savoir être
- Savoir travailler en équipe
- Savoir prendre des initiatives tout en rendant compte
- Avoir le sens du contact
- Être à l'écoute Être sensible à la musique et à la danse
- Avoir le sens du service public et de l'accueil
- Discrétion, disponibilité, fiabilité, adaptation, réactivité
- Être rigoureux et organisé
- Autonomie dans la conduite des activités, sous le contrôle du supérieur hiérarchique
- Sens de la communication
Infos pratiques
- Horaires administratifs: à définir sur la base de 37,5 h par semaine.
- 1607 h annuelles
- Avec une présence souhaitée jusqu'à 18h pour nécessité de service.
- Rémunération statutaire, RIFSEEP (IFSE + CIA), 13ème mois
- Politique dynamique de formation (Plan de formation triennal, accès aux préparations concours, programmation INTERNE)
- Possibilité d'activités sportives et chorale du personnel gratuites sur le temps du midi
- Adhésion amicale du personnel
- Congés annuels et RTT
- Possibilité de télétravail (1 jour par semaine hors vacances scolaires sous conditions)
- Participation à hauteur de 75 % des frais de transports en commun
- Possibilité de participation mutuelles santé et prévoyances labélisées
- Restaurant communal
Contact
ou
Adresser candidature C.V. + lettre de motivation à :
Monsieur le Maire
Direction des ressources humaines
32, rue de Ruzé
CS 50105
77273 VILLEPARISIS Cedex
